oefening
Een mailing met MS-Word

In een mailing combineer je een Word-document aan een data-base. In de database zijn een aatal record en in het Word-document kun je uit een standaardbrief voor elke record een eigen brief maken. In elke brief van elke record staan de gegevens (zoals de naam, het adres en de woonplaats van elke record). In eke brief zie je die gegevens terug op de plaats en met de opmaak, die in de standaardbrief worden vastgesteld.

1. Voor de oefening hieronder is dus een database nodig.
   Als je hier klikt, kun je deze downloaden. Download dit bestand naar je eigen map op de leerling-server.
2. Open Word en copieer onderstaande tekst in die brief en maak deze op zodat het een mooie uitnodiging wordt. De brief is gericht naar een aantal klanten in de omgeving van Rotterdam voor het bijwonen van een wedstrijd van Sparta in het nieuw stadion "Het Kasteel".

   Rotterdam, 25 november 2001. Aan (HIER KOMT AANHEF, VOORLETTERS EN ACHTERNAAM VAN DE KLANT), (HIER KOMT HET ADRES VAN DE KLANT), (HIERKOMT POSTCODE EN WOONPLAAATS VAN DE KLANT). Beste (HIER KOMT AANHEF, VOORLETTERS EN ACHTERNAAM VAN DE KLANT), Omdat wij U als klant hoog in het vaandel hebben staan, nodigen wij U uit voor een mooie middag uit. Voor de voetballiefhebbers in Rotterdam is er geen betere wedstrijd te bedenken dan de stads-dery tussen Sparta en Feijenoord. Wij hebben voor U een aantal plaatsen gereserveerd op de hoofdtribune voor U en een gezinslid naar keuze. Voor het vervoer van (HIER KOMT DE ADRES EN WOONPLAATS) naar Het Kasteel en terug wordt door ons zorg gedragen. De wedstrijd vindt plaats op 15 februari. Als U door ons vervoerd wordt, mag U ons tussen 13.00 en 14.00 uur verwachten en bent U voor 19.00 uur weer thuis. Uitziend naar een boeiende wedstrijd (HIER KOMT JOUW NAAM TE STAAN), Hoofd PR


3. Sla het Word-bestand op in je map op de leerlingserver.


4. Kies uit de menubalk Extra»Afdruk samenvoegen....
   Je ziet dan een menu, waarin je duidelijk 3 stappen doorlopen moet:
   

   1. eerst een hoofddocument maken

   (dit is nu het document waar we momenteel in werken)
   

   2. vervolgens een database koppelen

   (deze hebben we in de eerste opdracht opgeslagen) en daaruit een tabel of een querry selecteren.
   

   3. tot slot aangeven

   welke velden (of rubrieken) op welke plaats in onze brief gevoegd gaan worden.
   Klik op de eerste knop Maken»Standaardbrieven.. en het volgende venster kiezen we Actief venster. Daarmee wijzen we het huidige document aan waaraan we de database gaan koppelen. Je ziet nu ook onder de knop maken een tekst verschijnen waarin staat dat we een standaardbrief hebben en ook welke brief dat is.
   

5. Klik nu op de tweede knop Gegevens ophalen»Gegevensbestand koppelen.... Zie hiervoor de figuur hiernaast.
   Je krijgt een menu waarin gevraagd wordt om het opgeslagen database-bestand aan te wijzen dat je gaat koppelen. Zet in dat menu wel het bestandstype op *.mdb.
   Na deze keuze komen de tabellen in beeld, die bij de database voorbeeld.mbd voorkomen.
6. Kies de tabel Klanten. Er komt een knop waarin gevraagd het hoofddocument te bewerken. Kaar zijn de veldtype immers nog niet ingevuld. Op de achtergrond is trouwens Accessgestart.
7. Kies in Word opnieuw Extra»Afdruk samenvoegen.... In dit menu klik je nu bij 1. Hoofddocument de knop Bewerken en daarin jouw document. Je komt nu weer in je document. Er is echter een werkbalkje bijgekomen: de werkbalk samenvoegen. (Als een leerling deze heeft weggehaald, kun je hem Beeld»Werkbalken»Afdruk samenvoegen weer terugkrjigen.)
   Met name de knop Samenvoegveld invoegen gaan we gebruiken.

8. Haal de tekst (HIER KOMT AANHEF, VOORLETTERS EN ACHTERNAAM VAN DE KLANT) bovenaan de brief weg. Op deze plaats komt nu eerst de aanhef van de klanten. Druk de knop Samenvoegveld invoegen open en kies Aanhef. Het uitklappen van de knop laat alle rubrieken van de tabel Kanten zien.
9. Tussen de aanhef en de voorletters moet een spatie komen, dus je voert nu een spatie in.
   Vervolgens klik je weer op de knop Samenvoegveld invoegen om aanhef in te voegen. Je ziet de veldnamen nu verschijnen met dubbele haken en een grijze achtergrond in het Word document.
10. Voeg vervolgens Tussenvoegsel en Achternaam in met de nodige spaties.
11. Zo kun je ook op de volgende regels de tekst in kapitalen vervangen door het adres, en daaronder postcode en woonplaats invoegen. Ook in de tekst nog een adres en woornplaats invoegen.
12. Sla je werk op.


13. Om nu het effekt van dit wonder te zien kun je op de knop Samenvoeggegevens weergeven drukken zoals in de figuur hiernaast. Alle veldnamen worden nu door de gegevens van het eerste record vervangen. Door op de pijltjes te klikken kun je ook andere records laten zien.
14. Tot slot nog een keer Extra»Afdruk samenvoegen.... Nu klik je op de derde knop Samenvoegen... en kies daar Samenvoegen naar nieuw document en daarna op de knop Samenvoegen Er wordt nu een document Standaardbrieven1 gemaakt, die uit een heleboel pagina's bestaat: voor elke klant is er nu een brief. Als je dit afsluit kun je dit weer onder een andere naam opslaan. Het was ook mogelijk geweest dit naar de printer, die in dit voorbeeld dan 25 brieven zou hebben afgedrukt.